Praktische aanpak/DG

Dit is iets dat we nog moeten bedenken. Mogelijk kunnen we een soort overkoepelende aanpak bedenken, die leunt op bestaande theorieën en technieken.

SCQA volgens Pyramid of Logic van Barbara Minto https://analytic-storytelling.com/12-dos-en-donts-voor-een-scqa/

Kritische adviesaanpak

Ik ben actief als adviseur op het gebied van data-, informatie- en kennisintensieve vraagstukken. Kritisch denken vertaal ik in mijn dagelijkse werk als adviseur vooral naar dat ik vraagstukken volledig wil begrijpen, voordat ik er een advies over geef. Dat is een kritische aanpak in de zin dat het vraagt dat ik geen onbewuste aannames doe over zaken die belangrijk zijn om tot een goed advies te komen. Het vraagt dat ik expliciet moet maken welke informatie belangrijk is en dat ik moet bedenken op welke manier ik die informatie ga verzamelen. Een deel van de informatie staat in documenten, maar een nog belangrijker deel van de informatie zit als kennis in hoofden van mensen. Ik zal dus vooral in gesprek moeten met mensen en ze de juiste vragen stellen. Het stellen van vragen is wat mij betreft een belangrijke kern van kritisch denken.

De informatie waarvan ik denk dat ze belangrijk is kun je op hoofdlijnen indelen in drie aspecten:

• de vraag (zoals de betekenis van de zin en de woorden die erin gebruikt worden, de vraag achter de vraag)
• de context (zoals waarom een belangrijk vraagstuk is, en wie daar welke betrokkenheid in heeft)
• de mogelijke keuzes (zoals de impact van de keuzes, argumenten voor en tegen)

Er is een directe aanleiding waarom je wordt benaderd door een opdrachtgever om een advies te geven. Deze ervaart blijkbaar een probleem of heeft een doel dat gerealiseerd moet worden en heeft daarbij jouw hulp nodig. Je doet typisch een intakegesprek met de (potentiële) opdrachtgever, waarbij je een heel verhaal hoort over wat er speelt. Je krijgt in een intake dus al allerlei context informatie. Dat is uiteindelijk slechts een topje van de ijsberg die context heet. Context is zo alomvattend, dat het lastig te benoemen is wat hiervan allemaal deel uitmaakt. Ik ga er daarom in de volgende paragraaf uitgebreider op in. Het kan zijn dat je opdrachtgever zelf ook al beelden heeft bij mogelijke keuzes. Deze puzzelstukjes informatie kunnen je in je adviestraject leiden tot belangrijke inzichten.

In de volgende paragraaf ga ik uitgebreider in op wat context is en wat daar allemaal onderdeel van uitmaakt. Het benoemt zaken die relevant zijn om informatie over te verzamelen en (kritische) vragen over te stellen. Aansluitend ga ik in op informatie die relevant is voor het maken van keuzes.

Context

Context is een heel groot woord dat lastig af te bakenen is. Het omvat in ieder geval de organisaties en mensen die betrokken zijn bij het vraagstuk en de impliciet en expliciet aanwezige data, informatie en kennis. Als adviseur start je typisch bij je opdrachtgever. Dat is de persoon die jou de vraag stelt. De opdrachtgever bevindt zich typisch in een complex speelveld van allerlei mensen en partijen. Het is belangrijk om te begrijpen wat de rollen van al deze mensen en organisaties is en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Het goed begrijpen van de formele en informele plaats van de opdrachtgever is essentieel om effectief te kunnen zijn. Als je opdrachtgevers weinig formele of informele macht geeft, dan is de kans dat je advies ook gedragen en uitgevoerd wordt een stuk kleiner. Het in beeld krijgen van dit soort zaken heet typisch stakeholder management, en daarvoor zijn ook allerlei technieken beschikbaar waarmee je belanghebbenden op een gestructureerde manier in kaart kunt brengen.

Een ander belangrijk deel van de context is alles dat de aanleiding vormt tot het vraagstuk. Er zijn allerlei interne en externe ontwikkelingen die een mogelijke aanleiding vormen. Dat kunnen algemene ontwikkelingen zijn, maar ook ontwikkelingen die specifiek betrekking heeft op de sector waarin de organisatie actief is. Daarnaast heeft de organisatie allerlei doelstellingen en lopen er allerlei initiatieven om veranderingen aan te brengen. Het helpt daarom als je goed geïnformeerd bent over deze ontwikkelingen en doelstellingen. Het Business Motivation Model geeft een goed inzicht van al dit soort zaken die bij elkaar de motivatie vormen voor verandering en aanleiding geven tot de vraag. Naast dit soort drijfveren zijn er ook allerlei behoeften en knelpunten uit de werkvloer die relevant zijn om goed te begrijpen.

Het vraagstuk speelt zich af in een bepaalde organisatie, afdeling, proces, gegevensverzameling en/of systeem en het is belangrijk om deze directe omgeving goed te begrijpen. Dit betekent dat je inventariseert welke dingen het vraagstuk mee te maken heeft, wat het precies voor dingen zijn en hoe de dingen met elkaar samenhangen. Het inventariseren van dit soort dingen heet ook wel het in kaart brengen van de huidige situatie (ook wel: "IST"). Het is helemaal afhankelijk van het vraagstuk wat voor dingen dit betreft en welke eigenschappen van deze dingen relevant zijn. Het kan relevant zijn om ze heel gestructureerd en zo volledig mogelijk vast te leggen. In dat geval is het verstandig om ze bijvoorbeeld in de vorm van een spreadsheet of zelfs in de vorm van een model in een modelleertool vast te leggen. Ook het detailniveau van de relevante informatie kan erg verschillen. Relatief globale, maar toch gestructureerde informatie kan bijvoorbeeld vastgelegd worden in de vorm van een architectuurmodelleertool.

Het is een valkuil om vooral de harde aspecten van de context vast te leggen, omdat die relatief eenvoudig vast te stellen en te inventariseren zijn. Een belangrijk deel van de context is echter vooral zacht van aard en heeft betrekking op bijvoorbeeld de kennis, vaardigheden, houding, gedrag, gevoelens, ideeën en overtuigingen van mensen. Dat wat relevant is voor het vraagstuk zul je vooral in gesprekken met mensen moeten achterhalen. Op het moment dat je met mensen in gesprek gaat en de sfeer goed is ontstaat meestal een vrij gesprek waarin mensen van alles over henzelf en anderen vertellen. Wees dus vooral sensitief voor alles wat mensen tegen je zeggen, signaleer wat relevant is en vraag door.